A Voz dos Oficiais de Justiça: “O teimoso sistema processual híbrido”

      Às quartas-feiras – salvo se a atualidade impuser outras divulgações – é dia da habitual rubrica: “A Voz dos Oficiais de Justiça”, contendo artigos escritos pelos nossos leitores e que nos são enviados – para o nosso endereço de e-mail geral: OJ.PT@YAHOO.COM – para aqui publicar neste dia da semana. Todos são bem-vindos, todos têm espaço para a sua voz, mesmo aqueles que não se queiram identificar (Saiba+Aqui).

      Hoje, vamos reproduzir o artigo enviado pelo Oficial de Justiça Thayllison França, que intitulou como “Denúncia: prática reiterada de materialização de processos eletrónicos nos tribunais”.

      E diz assim:

      «No funcionamento diário dos tribunais judiciais tem vindo a consolidar-se uma prática que merece reflexão urgente e esclarecimento institucional, por suscitar dúvidas relevantes quanto à sua conformidade com o regime legal da tramitação eletrónica dos processos.

      No exercício de funções em secretaria judicial, é possível constatar que, de forma reiterada e em múltiplos contextos, vários magistrados judiciais determinam ou promovem a impressão e materialização quase integral dos processos eletrónicos. Esta prática não se limita a situações pontuais ou excecionais, antes assumindo caráter regular e sistemático.

      Na prática, os processos eletrónicos são diariamente convertidos em processos físicos, sendo impressos articulados, requerimentos, despachos, notificações e demais peças processuais. Estes elementos são organizados em suporte papel e levados para gabinete, permitindo o acompanhamento diário dos processos em formato físico.

      Em muitos casos, a materialização inclui a preparação integral das conclusões abertas e a disponibilização de autos completos em papel, reproduzindo funcionalmente o modelo de tramitação anterior à desmaterialização processual. Ou seja, apesar de o processo existir formalmente em suporte eletrónico, na prática o seu tratamento volta a ser essencialmente físico.

      Importa sublinhar que esta realidade não surge como exceção isolada, mas sim como prática reiterada, observada em diferentes situações e por vários magistrados, o que lhe confere um caráter transversal no funcionamento quotidiano dos tribunais.

      Este fenómeno conduz, na prática, a uma duplicação estrutural do processo: por um lado, o processo eletrónico, que constitui o suporte oficial; por outro, um processo físico integral ou quase integral, continuamente atualizado e utilizado como base de trabalho em gabinete.

      Ora, o regime jurídico vigente estabelece claramente que a tramitação eletrónica constitui a regra, sendo o suporte físico apenas admissível a título excecional e como mero instrumento de apoio.

      O artigo 132.º, n.º 7, do Código de Processo Civil refere expressamente que o processo pode ter suporte físico apenas para apoio à tramitação, enquanto o artigo 144.º reforça o princípio da digitalização e integração dos documentos no sistema eletrónico.

      Da leitura conjugada destas normas resulta que o suporte físico não foi concebido como alternativa permanente ao processo eletrónico, mas sim como mecanismo excecional, pontual e justificado por necessidades concretas.

      Neste contexto, suscitam-se dúvidas quanto ao alcance do denominado “despacho fundamentado” que legitima a impressão de peças processuais, em especial quando essa fundamentação é genérica, repetida ou utilizada como base para a materialização global dos autos.

      A questão torna-se particularmente relevante quando a impressão deixa de ser excecional e passa a constituir rotina diária, abrangendo a quase totalidade do processo e transformando o suporte físico num verdadeiro espelho do processo eletrónico.

      Para além da vertente jurídica, esta prática tem impacto direto na organização dos serviços judiciais. A impressão sistemática de processos eletrónicos implica um aumento significativo da carga de trabalho das secretarias, obrigando os Oficiais de Justiça a executar tarefas de impressão, organização, atualização e transporte físico dos autos, em paralelo com a tramitação eletrónica obrigatória.

      Este modelo gera uma duplicação de tarefas e uma sobrecarga operacional evidente, reduzindo o tempo disponível para a tramitação digital e afetando a eficiência global dos serviços. Em contextos de elevado volume processual, este impacto torna-se particularmente expressivo.

      Em termos práticos, assiste-se a uma espécie de reintrodução funcional do modelo de processo físico, agora coexistindo com o sistema eletrónico, mas sem substituição efetiva deste último. O resultado é um sistema híbrido informal, assente numa duplicação de suportes que contraria o espírito da reforma da desmaterialização processual.

      Face ao exposto, considera-se pertinente a denúncia desta realidade e a necessidade de reflexão institucional sobre a conformidade desta prática com o regime legal vigente, bem como sobre o seu impacto na organização e eficiência dos tribunais.

      Mais se entende relevante a clarificação dos limites da utilização do suporte físico no âmbito da tramitação eletrónica, de forma a evitar a consolidação de práticas generalizadas que contrariem o modelo legalmente estabelecido.

      Em última análise, trata-se de uma questão que não é meramente formal, mas que tem repercussões diretas na organização do trabalho judiciário, na carga funcional dos Oficiais de Justiça e na efetiva concretização dos objetivos de modernização e desmaterialização do sistema judicial.

      O meu objetivo é que se publique algo no blogue para que se consiga perceber se há muitas pessoas a passar pelo mesmo e que exista aqui uma vontade coletiva de acabar com essa prática que tem deixado os Oficiais de Justiça sobrecarregados imprimindo papéis para magistrados que não gostam do processo eletrónico.»